Den Zugang für Mitarbeiter, Handwerker, Monteure, Reinigungskräfte, Lieferanten und andere temporäre Nutzer zu verwalten, wird deutlich einfacher, wenn Sie nicht mehr auf physische Schlüssel angewiesen sind. Mit digitalem Zugang legen Sie genau fest, wer welche Türen öffnen darf und zu welchen Zeiten, ohne Schlüssel auszugeben oder nachverfolgen zu müssen.

Für Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern, externen Dienstleistern oder verschiedenen Standorten bietet das mehr Flexibilität und Kontrolle als klassisches Schlüsselmanagement. Zugangsrechte können direkt vergeben, angepasst oder entzogen werden, ohne dass physische Schlüssel übergeben werden müssen.

Ob Büro, Immobilienverwaltung, Ferienvermietung, Gastronomie, Einzelhandel oder Facility Management: digitale Zutrittskontrolle macht die Verwaltung von Zugang übersichtlicher, sicherer und effizienter. 

Zutrittsmanagement bestimmt, wer Zugang zu einem Gebäude oder Raum hat und zu welchen Zeiten dieser Zugang erlaubt ist.

Traditionell wurde dies mit physischen Schlüsseln geregelt. Heute entscheiden sich immer mehr Organisationen für smarte Türschlösser und digitale Schlüssel, die zentral über eine App oder ein Online-Portal verwaltet werden können.

Statt Schlüssel nachmachen zu lassen, können Sie digitalen Zugang an Mitarbeiter, Handwerker, Lieferanten, Monteure oder Gäste vergeben. Dieser Zugang kann dauerhaft, temporär oder nach einem vorher festgelegten Zeitplan eingerichtet werden.

Wichtige Begriffe

Digitale Zutrittskontrolle

Ein System, mit dem Zugang über digitale Berechtigungen statt über physische Schlüssel verwaltet wird.

Temporärer Zugang

Zugang, der nach einem vorher festgelegten Zeitraum automatisch abläuft.

Geplanter Zutritt

Zugang, der nur an bestimmten Tagen oder zu bestimmten Uhrzeiten funktioniert.

Rollenbasierte Berechtigungen

Zugangsrechte, die auf Basis von Funktion, Team, Standort oder Verantwortlichkeit vergeben werden.

Physische Schlüssel wirken einfach, bringen aber Herausforderungen mit sich, sobald eine Organisation wächst.

Schlüssel können verloren gehen, nicht zurückgegeben oder unbemerkt kopiert werden. Gleichzeitig kostet es viel Zeit, den Zugang für Mitarbeiter, Handwerker, Monteure, Lieferanten und temporäre Nutzer zu verwalten.

Mit smarten Türschlössern und digitalen Schlüsseln wird Zugang zentral verwaltet. So behalten Sie besser im Blick, wer Zugang hat und wann.

Digitale Zutrittskontrolle ermöglicht es,:

• Zugang aus der Ferne zu vergeben
• Zugang automatisch ablaufen zu lassen
• Zugang für bestimmte Zeiten einzustellen
• Zugangsrechte sofort zu entziehen
• mehrere Nutzer einfach zu verwalten
• die Abhängigkeit von physischen Schlüsseln zu reduzieren

Für Organisationen mit mehreren Mitarbeitern oder Standorten entsteht so eine skalierbare und effiziente Lösung für das Zutrittsmanagement.

Zeitlich begrenzte Zutrittsrechte sind sinnvoll, wenn jemand nur vorübergehend Zugang benötigt. Das kann ein Monteur, eine Reinigungskraft, ein Handwerker, ein Lieferant oder ein temporärer Mitarbeiter sein.

Mit digitalem Zugang legen Sie im Voraus fest, wann der Zugang beginnt und wann er automatisch endet. Sobald der festgelegte Zeitraum abgelaufen ist, verfällt der digitale Schlüssel automatisch.

Mit Bold Pro können Administratoren temporäre Zugangsrechte zentral verwalten und im Voraus für einzelne Nutzer oder komplette Nutzergruppen einstellen. Das hält die Verwaltung übersichtlich, auch wenn viele temporäre Nutzer Zugang benötigen.

Auch die Frage „Wie kann ich Lieferanten temporären Zugang geben?“ lässt sich so einfach beantworten: Lieferanten erhalten nur für den benötigten Zeitraum Zugang. Danach endet die Berechtigung automatisch, ohne dass ein physischer Schlüssel zurückgegeben werden muss.

Mit geplantem Zutritt legen Sie genau fest, an welchen Tagen und zu welchen Uhrzeiten jemand eine Tür öffnen kann.

Ein Mitarbeiter kann zum Beispiel nur während der Arbeitszeiten Zugang erhalten, während ein Reinigungsunternehmen nur werktags zwischen 07:00 und 09:00 Uhr Zugang bekommt. Außerhalb dieser Zeiten funktioniert der digitale Schlüssel nicht.

Geplanter Zutritt wird häufig genutzt für:

• Mitarbeiter mit festen Arbeitszeiten
• Reinigungskräfte
• feste Lieferanten

So behalten Sie die Kontrolle, ohne Zugangsrechte ständig manuell anpassen zu müssen.

Ein großer Vorteil digitaler Zutrittskontrolle ist, dass Zugangsrechte sofort entzogen werden können.

Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, entfernt ein Administrator den digitalen Schlüssel einfach über die App oder das Verwaltungsportal. Der Zugang endet sofort, ohne dass physische Schlüssel eingesammelt werden müssen.

Das ist besonders hilfreich für Organisationen mit häufigen Personalwechseln, zum Beispiel Unternehmen, die mit Studierenden, Zeitarbeitskräften oder temporären Mitarbeitern arbeiten. Zugang kann schnell vergeben, angepasst oder entfernt werden, wodurch die Verwaltung übersichtlich bleibt.

Bei physischen Schlüsseln sind Sie darauf angewiesen, dass der Schlüssel zurückgegeben wird. Selbst wenn ein Schlüssel zurückkommt, ist nicht immer sicher, ob keine Kopien angefertigt wurden. Mit digitaler Zutrittskontrolle verhindern Sie, dass ehemalige Mitarbeiter oder externe Parteien nach Ende ihrer Tätigkeit weiterhin Zugang haben.

Mit Bold Pro werden Zugangsrechte zentral über ein Online-Verwaltungsportal verwaltet. Administratoren können einzelne Nutzer oder komplette Nutzergruppen einfach anpassen.

Handwerker, Monteure und Lieferanten benötigen oft nur einmalig oder für einen kurzen Zeitraum Zugang.

Statt einen physischen Schlüssel zu verleihen, können Sie einen temporären digitalen Schlüssel vergeben, der nur innerhalb eines vorher festgelegten Zeitfensters funktioniert.

Zum Beispiel:

• ein Monteur erhält Zugang von 09:00 bis 12:00 Uhr
• ein Wartungsunternehmen erhält jeden Freitagnachmittag Zugang
• ein Lieferant erhält einmalig Zugang für eine Installation

Nach Ablauf des festgelegten Zeitraums verfällt der Zugang automatisch.

Mit Bold Webkeys wird dies noch einfacher. Der Handwerker muss keine App herunterladen, sondern erhält einen sicheren Link, mit dem die Tür über den Browser geöffnet werden kann. Das ist besonders praktisch für einmalige Besucher oder externe Dienstleister.

Nicht alle Mitarbeiter benötigen dieselben Zugangsrechte. Deshalb ist es sinnvoll, Berechtigungen nach Rolle, Team, Standort oder Verantwortlichkeit zu verwalten.

Viele Unternehmen arbeiten dafür mit Nutzergruppen.

Zum Beispiel:

• Mitarbeiter
• Manager
• Handwerker
• Reinigungsteams
• Facility Manager
• Gäste

Jede Gruppe erhält nur Zugang zu den Bereichen, die für ihre Arbeit notwendig sind.

Ein Büroangestellter benötigt zum Beispiel nur während der Arbeitszeiten Zugang, während ein Facility Manager möglicherweise Zugang zu mehreren Gebäuden und technischen Räumen braucht.

Durch Nutzergruppen wird das Zutrittsmanagement übersichtlicher und sicherer. Sie müssen Rechte nicht für jeden Mitarbeiter einzeln einstellen, sondern können Zugang pro Team, Funktion oder Standort verwalten.

In Branchen wie Einzelhandel, Gastronomie, Logistik und Dienstleistung wechseln Mitarbeiter oft regelmäßig.

Die Verwaltung physischer Schlüssel kann dadurch viel Zeit kosten und Sicherheitsrisiken verursachen.

Digitale Zutrittskontrolle vereinfacht diesen Prozess.

Bewährte Vorgehensweisen sind unter anderem:

• mit Nutzergruppen arbeiten
• temporären Zugang nutzen, wo möglich
• Zugang bei Austritt sofort entfernen
• nur notwendige Zugangsrechte vergeben
• Zugangsrechte regelmäßig überprüfen

So bleibt die Organisation besser geschützt, während der administrative Aufwand sinkt.

Für Organisationen, die regelmäßig Zugang für Mitarbeiter, Handwerker, Monteure, Lieferanten oder Gäste verwalten, bietet digitaler Zugang in der Regel mehr Flexibilität und Kontrolle.

Büroumgebung

Mitarbeiter haben dauerhaften Zugang zum Büro, während Reinigungskräfte nur während vorher festgelegter Abendzeiten Zugang erhalten, zum Beispiel zwischen 18:00 und 20:00 Uhr. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, wird der Zugang sofort entfernt, ohne Schlüssel einsammeln zu müssen.

Immobilienverwaltung und Ferienvermietung

Gäste erhalten einen temporären digitalen Schlüssel, der nach dem Check-out automatisch verfällt. Wartungsdienstleister erhalten nur während genehmigter Wartungsfenster Zugang.

Für Situationen, in denen nur kurzzeitig Zugang benötigt wird, kann zusätzlich ein Bold Webkey eingesetzt werden. Der Nutzer erhält dann einen sicheren Link, mit dem die Tür geöffnet werden kann, ohne die Bold-App herunterzuladen.

So sind physische Schlüsselübergaben nicht mehr nötig und es bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer Zugang zum Objekt hat.

Um Sicherheit und Effizienz zu gewährleisten, ist es sinnvoll,:

• nur den notwendigen Zugang zu vergeben
• temporären Zugang zu nutzen, wo möglich
• Nutzergruppen für wiederkehrende Rollen anzulegen
• Zugangsrechte regelmäßig zu überprüfen
• Zugang sofort zu entfernen, wenn er nicht mehr benötigt wird
• Administratorrechte begrenzt zu halten
• eine klare Zugangsrichtlinie festzulegen

Eine einfache Regel: Jedes Zugangsrecht sollte einen klaren Zweck, einen klaren Ort und einen klaren Endzeitpunkt haben.

Mit Bold verwalten Sie Zugang ohne physische Schlüssel. Über digitale Schlüssel können Administratoren Zugang direkt über die Bold-App oder das Verwaltungsportal teilen, planen und entziehen.

Mitarbeiter können dauerhaften Zugang erhalten, während Handwerker, Monteure, Reinigungskräfte, Lieferanten und andere temporäre Nutzer zeitlich begrenzten Zugang bekommen.

Für Organisationen, die Büros, Mietobjekte oder mehrere Standorte verwalten, bietet Bold Pro zusätzliche Möglichkeiten wie Nutzergruppen, temporären Zugang und Webkeys. So wird Zutrittsmanagement einfacher, übersichtlicher und besser skalierbar.