Wer mehrere Gebäude, Standorte oder Immobilien verwaltet, steht früher oder später vor derselben Herausforderung: Wer darf wo hinein – und für wie lange?

In kleinen Organisationen lässt sich das oft noch mit physischen Schlüsseln organisieren. Mit jedem zusätzlichen Standort wird die Verwaltung jedoch komplexer. Mitarbeiter benötigen Zugang zu verschiedenen Gebäuden, Dienstleister kommen nur zu bestimmten Zeiten und bei Mieterwechseln müssen Zugangsrechte regelmäßig angepasst werden.

Die effizienteste Lösung ist heute ein digitales Zutrittsmanagement. Statt physischer Schlüssel werden digitale Zugangsrechte vergeben, die zentral verwaltet, geändert oder entzogen werden können.

In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Unternehmen und Immobilienverwalter den Zugang zu mehreren Gebäuden organisieren, mehrere Türen über eine App verwalten und die Kontrolle über alle Standorte behalten.

Zutrittsmanagement bedeutet, den Zugang zu Gebäuden, Räumen und Standorten zentral zu verwalten.

Anstatt für jeden Standort eigene Schlüssel, Listen oder Verantwortliche zu benötigen, werden alle Zugangsrechte in einem System zusammengeführt.

Dadurch können Administratoren jederzeit sehen:

• welche Personen Zugang haben
• zu welchen Gebäuden oder Türen sie Zugang haben
• wie lange diese Berechtigung gültig ist
• welche Zugänge geändert oder entfernt werden müssen

Besonders bei mehreren Standorten sorgt dies für deutlich mehr Übersicht und Kontrolle.

Je mehr Standorte verwaltet werden, desto schwieriger wird die Organisation von Schlüsseln und Zugangsrechten.

Typische Herausforderungen sind:

• Mitarbeiter an verschiedenen Niederlassungen
• externe Dienstleister
• Reinigungsfirmen
• Handwerker
• Lieferanten
• Mieter oder Nutzerwechsel

Bei klassischen Schlüsseln entstehen dabei häufig dieselben Probleme:

• Schlüssel gehen verloren.
• Schlüssel können kopiert werden.
• Nicht immer ist klar, wer welchen Schlüssel besitzt.
• Zugänge können nicht sofort entzogen werden.
• Der Austausch von Schließzylindern verursacht zusätzliche Kosten.

Deshalb setzen immer mehr Unternehmen auf digitale Zutrittskontrolle statt auf physische Schlüssel.

Der effizienteste Weg ist ein zentrales digitales Zutrittssystem.

Dabei werden nicht die Schlüssel, sondern die Zugangsrechte verwaltet.

Eine bewährte Vorgehensweise umfasst vier Schritte:

1. Gebäude und Türen strukturieren

Erstellen Sie zunächst eine Übersicht aller:

• Gebäude
• Eingänge
• Büros
• Technikräume
• Lagerflächen
• Gemeinschaftsbereiche

2. Nutzergruppen erstellen

Anstatt jede Person einzeln zu verwalten, empfiehlt es sich, Nutzer nach ihrer Funktion zu gruppieren.

Beispiele:

• Mitarbeiter
• Standortleiter
• Facility Management
• Reinigungskräfte
• Dienstleister
• Mieter

3. Zugänge gezielt vergeben

Nicht jeder benötigt Zugang zu jedem Bereich.

Mitarbeiter sollten nur die Türen öffnen können, die sie tatsächlich für ihre Arbeit benötigen.

4. Temporäre Zugänge nutzen

Für Besucher, Handwerker oder Lieferanten sind zeitlich begrenzte Berechtigungen oft die sicherste Lösung.

Nach Ablauf des festgelegten Zeitraums endet der Zugang automatisch.

Moderne Smart-Lock-Systeme ermöglichen die Verwaltung mehrerer Türen über eine einzige App oder ein zentrales Verwaltungsportal.

Dadurch können Administratoren:

• neue Nutzer hinzufügen
• Berechtigungen ändern
• temporäre Zugänge erstellen
• Zugänge sofort entfernen
• mehrere Standorte gleichzeitig verwalten

Statt verschiedene Systeme für unterschiedliche Gebäude zu verwenden, wird alles über eine zentrale Plattform gesteuert.

Viele Unternehmen beschäftigen Mitarbeiter, die regelmäßig an unterschiedlichen Standorten arbeiten.

Mit digitalen Zugangsrechten können Berechtigungen flexibel vergeben werden.

Zum Beispiel:

• Ein Regionalleiter erhält Zugang zu mehreren Niederlassungen.
• Ein Facility Manager erhält Zugang zu technischen Bereichen.
• Ein Projektmitarbeiter erhält Zugang für die Dauer eines Projekts.
• Reinigungskräfte erhalten Zugang außerhalb der Bürozeiten.

Ändert sich die Rolle eines Mitarbeiters oder verlässt er das Unternehmen, können die Berechtigungen sofort angepasst werden.

Remote-Zutrittsmanagement bedeutet, dass Zugangsrechte verwaltet werden können, ohne vor Ort zu sein.

Über eine App oder ein Online-Portal können autorisierte Administratoren:

• Nutzer hinzufügen
• Berechtigungen ändern
• Zugänge entziehen
• temporäre Zugänge versenden
• Türen aus der Ferne öffnen

Für Unternehmen mit mehreren Standorten spart dies Zeit und reduziert organisatorischen Aufwand.

Digitale Zutrittssysteme eignen sich für nahezu jede Organisation mit mehreren Nutzern oder Standorten.

Besonders häufig werden sie eingesetzt in:

Unternehmen mit mehreren Niederlassungen

Zugangsrechte können standortübergreifend verwaltet werden, ohne Schlüssel zwischen Standorten transportieren zu müssen.

Immobilienverwaltung

Neue Mieter erhalten schnell Zugang, während Berechtigungen ehemaliger Mieter sofort entfernt werden können.

Büro- und Gewerbeimmobilien

Mehrere Unternehmen, Dienstleister und Mitarbeiter können unterschiedliche Zugangsrechte erhalten.

Logistik und Lagerhaltung

Lieferanten, Mitarbeiter und externe Dienstleister erhalten nur Zugang zu den Bereichen, die sie benötigen.

Ferien- und Kurzzeitvermietung

Gastzugänge können automatisch für die Dauer eines Aufenthalts aktiviert und wieder deaktiviert werden.

Bold wurde entwickelt, um Unternehmen und Immobilienverwaltern den Wechsel von physischen Schlüsseln zu digitalem Zutrittsmanagement zu erleichtern.

Zentrale Verwaltung mit Bold Pro

Mit Bold Pro können Administratoren mehrere Smart Locks, Nutzer und Standorte über eine zentrale Plattform verwalten.

Dadurch lassen sich Zugangsrechte für einzelne Personen oder ganze Nutzergruppen effizient organisieren.

Temporäre Zugänge

Mit Bold Pro können Zugangsrechte für einen bestimmten Zeitraum vergeben werden.

Zum Beispiel:

• eine Reinigungskraft jeden Montag zwischen 10:00 und 11:00 Uhr
• ein Handwerker während eines Wartungseinsatzes
• ein Projektmitarbeiter bis zum Ende eines Projekts
• ein Gast während eines Aufenthalts

Nach Ablauf des Zeitfensters endet die Berechtigung automatisch.

Webkeys

Mit Webkeys erhalten Nutzer einen sicheren Link und können die Tür öffnen, ohne die Bold App installieren oder ein Konto erstellen zu müssen.

Das eignet sich beispielsweise für:

• Lieferanten
• Besucher
• Dienstleister
• Handwerker
• Feriengäste

Verwaltung aus der Ferne mit Bold Connect

Mit Bold Connect werden kompatible Schlösser mit dem Internet verbunden.

Dadurch können berechtigte Administratoren:

• Zugänge von überall verwalten
• Türen aus der Ferne öffnen
• den Schlossstatus überprüfen
• Benachrichtigungen erhalten

Lange Batterielaufzeit

Bold Pro wurde für den täglichen Einsatz entwickelt und bietet eine Batterielaufzeit von mindestens drei Jahren.

Nutzer werden frühzeitig über die App und per E-Mail informiert, wenn ein Batteriewechsel erforderlich wird.

Für Unternehmen mit mehreren Standorten reduziert dies Wartungsaufwand und sorgt für eine hohe Betriebssicherheit.