Für die meisten Unternehmen ist digitale Zutrittskontrolle heute die flexiblere und sicherere Lösung. Mit einem digitalen Schließsystem behalten Sie jederzeit den Überblick darüber, wer Zugang zu Ihrem Gebäude hat. Sie können Zugangsrechte einfach vergeben, ändern oder entziehen. Gleichzeitig vermeiden Sie viele Probleme, die bei der Verwaltung klassischer Schlüssel entstehen.

Physische Schlüssel können verloren gehen, kopiert oder nicht zurückgegeben werden. Digitale Schlüssel lassen sich dagegen zentral verwalten.

Das bedeutet nicht, dass klassische Schlüssel immer ungeeignet sind. Für kleine Unternehmen mit wenigen Nutzern können sie weiterhin ausreichen. Sobald jedoch mehrere Mitarbeiter, Dienstleister, Reinigungskräfte oder externe Partner Zugang benötigen, bietet digitale Zutrittskontrolle meist mehr Sicherheit, Flexibilität und Transparenz.

In diesem Leitfaden erfahren Sie:

• Wie ein digitales Schließsystem funktioniert
• Wie Sie Schlüsselkopien vermeiden können
• Was besser zu Ihrem Unternehmen passt: Schlüssel oder digitale Zutrittskontrolle
• Wie Sie von Schlüsseln auf digitale Zutrittskontrolle umsteigen

Schlüsselverwaltung umfasst alle Maßnahmen, mit denen Sie kontrollieren, wer Zugang zu einem Gebäude, Raum oder Objekt erhält.

Das kann über klassische Schlüssel erfolgen, aber auch über digitale Schlüssel und moderne Zutrittssysteme.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Büros
• Lagerhallen
• Besprechungsräume
• Mitarbeitereingänge
• Gemeinschaftsgebäude
• Ferienwohnungen und Mietobjekte

In kleinen Unternehmen ist die Verwaltung von Schlüsseln oft überschaubar. Mit wachsender Unternehmensgröße steigt jedoch der Aufwand. Mehr Personen benötigen Zugang, zusätzliche Schlüssel werden ausgegeben und der Überblick geht leichter verloren.

Hinzu kommt ein weiteres Problem: Physische Schlüssel können weitergegeben, kopiert oder verloren werden. Oft bleibt unklar, wer tatsächlich Zugang besitzt.

Digitale Zutrittskontrolle ermöglicht den Zugang zu Gebäuden und Räumen ohne physischen Schlüssel.

Anstelle eines Metallschlüssels erhalten Nutzer einen digitalen Zugang. Dieser kann jederzeit vergeben, angepasst oder entfernt werden.

Je nach System erfolgt der Zugang über:

• eine Smartphone-App
• einen digitalen Schlüssel
• einen Webkey
• einen Zugangscode
• einen Badge oder Transponder

Sie legen fest, wer Zugang erhält, welche Türen geöffnet werden dürfen und wie lange die Berechtigung gültig ist.

Der wichtigste Unterschied zu klassischen Schlüsseln: Der Zugang ist einer Person zugeordnet und nicht einem physischen Schlüssel. Dadurch behalten Sie deutlich mehr Kontrolle über Ihre Zutrittsrechte.

Mit digitalen Schließsystemen wie Bold Pro verwalten Sie alle Zugänge zentral. Schlüssel müssen nicht mehr kopiert, verliehen oder zurückgefordert werden.

Für die meisten Unternehmen ist digitale Zutrittskontrolle die bessere Wahl. Sie bietet mehr Sicherheit, mehr Flexibilität und eine einfachere Verwaltung.

Klassische Schlüssel können verloren gehen oder kopiert werden. Digitale Zugangsrechte lassen sich dagegen jederzeit anpassen oder entfernen.

Für kleine Unternehmen mit wenigen Nutzern können Schlüssel weiterhin ausreichend sein. Sobald mehrere Personen Zugang benötigen, wird digitale Zutrittskontrolle meist deutlich praktischer.

Mit einem Smart Lock können Sie:

• Zutritt digital teilen
• zeitlich begrenzte Zugänge vergeben
• Zugänge sofort entziehen
• Schlüsselkopien vermeiden
• Türen aus der Ferne verwalten
• nachvollziehen, wer Zugang erhalten hat

Besonders sinnvoll ist dies für:

• Büros
• Ferienwohnungen
• Hausverwaltungen
• Gastronomiebetriebe
• Sportvereine
• Facility-Management-Unternehmen
• Unternehmen mit mehreren Standorten

Der einfachste Weg, Schlüsselkopien zu verhindern, ist der Einsatz eines digitalen Schließsystems.

Digitale Schlüssel können nicht wie klassische Schlüssel kopiert werden. Sie lassen sich jederzeit verwalten, ändern oder entfernen.

Bei physischen Schlüsseln ist oft schwer nachvollziehbar, wie viele Kopien tatsächlich existieren. Selbst bei klaren Regeln können Schlüssel weitergegeben oder nachgemacht werden, ohne dass dies dokumentiert wird.

Dadurch entsteht schnell Unsicherheit darüber, wer tatsächlich Zugang hat.

Mit Lösungen wie Bold verwalten Sie Zugänge digital. Das Kopieren oder Verleihen physischer Schlüssel wird überflüssig.

Ein digitales Schließsystem ersetzt den klassischen Schlüssel durch digitale Zugangsrechte.

Der Ablauf ist einfach:

1. Ein Smart Lock wird installiert.
2. Sie fügen Nutzer hinzu.
3. Die Nutzer erhalten einen digitalen Schlüssel per App oder Webkey.
4. Sie legen fest, welche Türen geöffnet werden dürfen.
5. Zugangsrechte können dauerhaft oder zeitlich begrenzt vergeben werden.
6. Nicht mehr benötigte Zugänge lassen sich sofort entfernen.

Dadurch entfällt das Ausgeben, Einsammeln oder Kopieren von Schlüsseln.

Mit digitaler Zutrittskontrolle können Sie Personen Zugang geben, ohne einen Schlüssel auszuhändigen.

Zum Beispiel:

• Mitarbeiter erhalten direkt einen digitalen Schlüssel.
• Reinigungskräfte erhalten Zugang zu festgelegten Zeiten.
• Handwerker bekommen Zugang für die Dauer eines Projekts.
• Feriengäste erhalten einen zeitlich begrenzten Zugang, der automatisch endet.

Mit Bold Pro verwalten Sie diese Berechtigungen einfach und übersichtlich. In Kombination mit Bold Connect können Sie Zugänge auch aus der Ferne anpassen.

Der Umstieg lohnt sich, wenn die Verwaltung von Schlüsseln zu viel Zeit kostet oder Sicherheitsrisiken entstehen.

Typische Anzeichen sind:

• Schlüssel gehen regelmäßig verloren
• Mitarbeiter wechseln häufig
• Schlüssel werden kopiert oder weitergegeben
• mehrere Standorte müssen verwaltet werden
• externe Dienstleister benötigen zeitlich begrenzten Zugang
• es ist unklar, wer aktuell Zugang besitzt

Eine einfache Faustregel lautet:

Wenn Sie nicht innerhalb weniger Minuten sagen können, wer heute Zugang zu Ihrem Gebäude hat, sollten Sie über digitale Zutrittskontrolle nachdenken.

Der Wechsel ist oft einfacher als erwartet.

Schritt 1: Bestehende Schlüssel erfassen
Verschaffen Sie sich einen Überblick darüber, wer aktuell Zugang hat und welche Türen relevant sind.

Schritt 2: Nutzergruppen festlegen
Teilen Sie Nutzer in Gruppen ein, zum Beispiel Mitarbeiter, Administratoren, Dienstleister oder temporäre Nutzer.

Schritt 3: Smart Locks installieren
Ersetzen Sie bestehende Schließzylinder durch intelligente Schließsysteme.

Schritt 4: Zugangsrechte vergeben
Legen Sie fest, welche Personen Zugang zu welchen Bereichen erhalten.

Schritt 5: Physische Schlüssel reduzieren
Sobald alle Nutzer digitale Zugänge besitzen, benötigen Sie deutlich weniger physische Schlüssel.

Bold unterstützt Unternehmen dabei, klassische Schlüssel durch digitale Zutrittskontrolle zu ersetzen.

Mit Bold Pro können Sie:

• Nutzer verwalten
• zeitlich begrenzte Zugänge vergeben
• Nutzergruppen erstellen
• Zugangsrechte anpassen
• Webkeys versenden 
• Zugänge sofort entziehen

In Kombination mit Bold Connect können Sie diese Funktionen auch aus der Ferne nutzen.

So behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Zutrittsrechte und reduzieren die Anzahl physischer Schlüssel deutlich.