Toegang beheren voor medewerkers, aannemers, monteurs, schoonmakers en andere tijdelijke gebruikers wordt een stuk eenvoudiger wanneer je niet langer afhankelijk bent van fysieke sleutels. Met digitale toegang kun je precies bepalen wie toegang heeft tot welke deuren en op welke momenten, zonder sleutels uit te geven of te beheren.

Voor bedrijven met meerdere medewerkers, externe dienstverleners of verschillende locaties biedt dit meer flexibiliteit en controle dan traditioneel sleutelbeheer. Toegang kan direct worden verleend, aangepast of ingetrokken zonder dat er sleutels hoeven te worden overgedragen.

Of je nu een kantoor beheert, actief bent in vastgoedbeheer, vakantieverhuur, horeca, retail of facility management: digitale toegangscontrole maakt het beheer van toegang overzichtelijker, veiliger en efficiënter.

Toegangsbeheer bepaalt wie toegang heeft tot een gebouw of ruimte en op welke momenten die toegang is toegestaan.

Traditioneel gebeurt dit met fysieke sleutels. Tegenwoordig kiezen steeds meer organisaties voor slimme sloten en digitale sleutels die centraal beheerd kunnen worden via een app of online platform.

In plaats van sleutels te laten bijmaken, kun je digitale toegang verstrekken aan medewerkers, aannemers, leveranciers, monteurs of gasten. Deze toegang kan permanent, tijdelijk of volgens een vooraf ingesteld toegangsschema zijn.

Belangrijke begrippen

Digitale toegangscontrole

Een systeem waarmee toegang wordt beheerd via digitale rechten in plaats van fysieke sleutels.

Tijdelijke toegang

Toegang die automatisch vervalt na een vooraf ingestelde periode.

Geplande toegang

Toegang die alleen werkt op specifieke dagen of tijdstippen.

Rolgebaseerde toegang

Toegangsrechten die worden toegekend op basis van functie, afdeling of verantwoordelijkheden.

Fysieke sleutels lijken eenvoudig, maar brengen uitdagingen met zich mee zodra een organisatie groeit.

Sleutels kunnen zoekraken, niet worden ingeleverd of ongemerkt worden gekopieerd. Daarnaast kost het beheren van toegang voor medewerkers, aannemers, monteurs en tijdelijke gebruikers vaak veel tijd.

Met slimme sloten en digitale sleutels wordt toegang centraal beheerd. Hierdoor houd je beter controle over wie toegang heeft en wanneer.

Digitale toegangscontrole maakt het mogelijk om:

• toegang op afstand te verlenen
• toegang automatisch te laten verlopen
• toegang voor bepaalde tijden in te stellen
• toegang direct in te trekken
• meerdere gebruikers eenvoudig te beheren
• afhankelijkheid van fysieke sleutels te verminderen

Voor organisaties met meerdere medewerkers of locaties zorgt dit voor een schaalbare en efficiënte manier van toegangsbeheer.

Ja. Met tijdelijke digitale toegang kun je vooraf instellen wanneer toegang start en wanneer deze automatisch stopt.

Dat is handig wanneer iemand alleen tijdelijk toegang nodig heeft, zoals een monteur, schoonmaker, aannemer, leverancier of tijdelijke medewerker. Zodra de ingestelde periode voorbij is, vervalt de digitale sleutel automatisch.

Met Bold Pro kunnen beheerders tijdelijke toegangsrechten centraal beheren en vooraf instellen voor individuele gebruikers of complete gebruikersgroepen. Dit houdt het beheer overzichtelijk, ook wanneer veel tijdelijke gebruikers toegang nodig hebben.

Daarnaast hoef je achteraf geen fysieke sleutel terug te vragen en voorkom je dat tijdelijke gebruikers langer toegang houden dan nodig is.

Met geplande toegang bepaal je exact op welke dagen en tijden iemand een deur kan openen.

Een medewerker kan bijvoorbeeld alleen toegang krijgen tijdens werktijden, terwijl een schoonmaakbedrijf alleen toegang krijgt op werkdagen tussen 07:00 en 09:00 uur. Buiten die ingestelde tijden werkt de digitale sleutel niet.

Geplande toegang wordt vaak gebruikt voor:

• medewerkers met vaste werktijden
• schoonmaakdiensten
• vaste leveranciers

Zo houd je controle zonder toegang steeds handmatig te hoeven aanpassen.

Een groot voordeel van digitale toegangscontrole is dat toegang direct kan worden ingetrokken.

Wanneer een medewerker uit dienst gaat, verwijdert een beheerder eenvoudig de digitale sleutel via de app of het webportaal. De toegang vervalt direct, zonder fysieke sleutels op te halen.

Dit is vooral handig voor organisaties met veel personeelswisselingen, zoals bedrijven die werken met studenten, uitzendkrachten of tijdelijke medewerkers. Toegang kan snel worden toegekend, aangepast of verwijderd, waardoor het beheer overzichtelijk blijft.

Bij fysieke sleutels ben je afhankelijk van het terugkrijgen van de sleutel. Zelfs wanneer een sleutel wordt ingeleverd, is niet altijd zeker of er geen kopieën zijn gemaakt. Met digitale toegangscontrole voorkom je dat oud-medewerkers of externe partijen na afloop van hun werkzaamheden nog toegang hebben.

Met Bold Pro worden toegangsrechten centraal beheerd via een online webportaal. Beheerders kunnen eenvoudig individuele gebruikers of complete gebruikersgroepen aanpassen.

Monteurs, aannemers en leveranciers hebben vaak maar één keer of voor een korte periode toegang nodig.

In plaats van een fysieke sleutel uit te lenen, kun je een tijdelijke digitale sleutel verstrekken die alleen werkt binnen een vooraf ingesteld tijdsblok.

Bijvoorbeeld:

• een monteur krijgt toegang van 09:00 tot 12:00 uur
• een onderhoudsbedrijf krijgt eenmalig toegang voor een installatie

Na afloop van de ingestelde periode vervalt de toegang automatisch.

Met Bold webkeys wordt dit nog eenvoudiger. De monteur hoeft geen app te downloaden, maar ontvangt een beveiligde link waarmee de deur via de browser geopend kan worden. Dit is vooral handig voor eenmalige bezoekers of externe servicepartijen.

Niet iedereen binnen een organisatie heeft dezelfde toegangsrechten nodig.

Daarom werken veel bedrijven met gebruikersgroepen op basis van rollen of verantwoordelijkheden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• medewerkers
• managers
• aannemers
• schoonmaakteams
• facility managers
• gasten

Elke groep krijgt alleen toegang tot de ruimtes die nodig zijn voor het uitvoeren van werkzaamheden.

Een kantoormedewerker heeft bijvoorbeeld alleen toegang nodig tijdens kantooruren, terwijl een facility manager mogelijk toegang nodig heeft tot meerdere gebouwen en technische ruimtes.

Door gebruikersgroepen te gebruiken wordt toegangsbeheer overzichtelijker en veiliger. Je hoeft rechten niet voor iedere medewerker apart in te stellen, maar kunt toegang beheren per team, functie of locatie.

In sectoren zoals retail, hospitality, logistiek en dienstverlening wisselt personeel vaak regelmatig.

Het beheren van fysieke sleutels kan hierdoor veel tijd kosten en veiligheidsrisico's opleveren.

Digitale toegangscontrole maakt dit proces eenvoudiger.

Goede werkwijzen zijn onder andere:

• werken met gebruikersgroepen
• tijdelijke toegang gebruiken waar mogelijk
• toegang direct verwijderen bij uitdiensttreding
• alleen noodzakelijke toegang verlenen
• toegangsrechten regelmatig controleren

Hierdoor blijft de organisatie beter beveiligd terwijl de administratieve lasten afnemen.

Voor organisaties die regelmatig toegang beheren voor medewerkers, aannemers, monteurs of gasten biedt digitale toegang doorgaans meer flexibiliteit en controle.

Kantooromgeving

Medewerkers hebben permanente toegang tot het kantoor, terwijl schoonmaakpersoneel alleen toegang krijgt tijdens vooraf ingestelde avonduren (bijvoorbeeld tussen 18:00 en 20:00 uur). Wanneer een medewerker uit dienst gaat, wordt de toegang direct verwijderd zonder sleutels op te halen.

Vastgoedbeheer en hospitality

Gasten ontvangen een tijdelijke digitale sleutel die automatisch vervalt na het uitchecken. Onderhoudspartijen krijgen uitsluitend toegang tijdens goedgekeurde onderhoudsvensters. 

Voor situaties waarin slechts kortstondig toegang nodig is, kan een webkey worden ingezet. De gebruiker ontvangt dan een beveiligde link waarmee de deur geopend kan worden, zonder dat de Bold-app hoeft te worden gedownload.

Op deze manier zijn fysieke sleuteloverdrachten niet langer nodig en blijft altijd inzichtelijk wie toegang heeft tot het pand.

Om veiligheid en efficiëntie te waarborgen is het verstandig om:

• alleen noodzakelijke toegang te geven
• tijdelijke toegang te gebruiken waar mogelijk
• gebruikersgroepen aan te maken voor terugkerende rollen
• toegangsrechten regelmatig te controleren
• toegang direct te verwijderen wanneer deze niet meer nodig is
• beheerdersrechten beperkt te houden
• een duidelijk toegangsbeleid vast te leggen

Een eenvoudige vuistregel: elk toegangsrecht moet een duidelijk doel, locatie en eindmoment hebben.

Met Bold beheer je toegang zonder fysieke sleutels. Via digitale sleutels kunnen beheerders toegang delen, plannen en intrekken vanuit de Bold-app of het webportaal.

Medewerkers kunnen permanente toegang krijgen, terwijl aannemers, monteurs, schoonmakers en andere tijdelijke gebruikers tijdgebonden toegang ontvangen.

Voor organisaties die kantoren, verhuuraccommodaties of meerdere locaties beheren biedt Bold Pro extra mogelijkheden zoals gebruikersgroepen, tijdelijke/geplande toegang en webkeys. Zo wordt toegangsbeheer eenvoudiger, overzichtelijker en beter schaalbaar.