Wil je toegang beheren voor meerdere panden, gebouwen of locaties? Dan is een centraal toegangsbeheersysteem met slimme sloten vaak de meest efficiënte oplossing. Vanuit één app of portaal beheer je deuren, gebruikers en toegangsrechten zonder fysieke sleutels uit te geven, terug te vragen of te vervangen.

Voor organisaties met meerdere vestigingen, vastgoedbeheerders, vakantieverhuurders en bedrijven met verschillende locaties wordt toegangsbeheer al snel complex. Medewerkers hebben toegang nodig tot specifieke gebouwen, aannemers moeten tijdelijk naar binnen kunnen en gasten of huurders wisselen regelmatig.

Met digitale toegangscontrole beheer je alle locaties vanuit één centrale omgeving. Je bepaalt wie toegang krijgt, tot welke deur, op welke locatie en voor welke periode.

In deze blog ontdek je hoe je toegang voor meerdere panden beheert, hoe je controle houdt over meerdere locaties en hoe slimme sloten kunnen helpen bij vastgoedbeheer, vakantieverhuur en bedrijfsgebouwen.

Toegangsbeheer voor meerdere locaties betekent dat je vanuit één systeem bepaalt wie toegang heeft tot verschillende gebouwen, panden, kantoren, appartementen of andere ruimtes.

In traditionele situaties wordt dit vaak geregeld met:

• fysieke sleutels
• sleutelkasten
• sleutel registers
• lokale beheerders
• spreadsheets

Naarmate het aantal locaties groeit, wordt dit steeds moeilijker te beheren.

Met een centraal digitaal systeem worden alle toegangsrechten vanuit één plek beheerd. Dat zorgt voor meer overzicht, minder administratief werk en meer controle over wie toegang heeft tot welke locatie.

Zo kun je op elk moment zien:

• wie toegang heeft;
• tot welke deur, ruimte of locatie;
• op welke momenten toegang geldig is;
• en of toegangsrechten direct aangepast of ingetrokken kunnen worden

Eén kantoor beheren is relatief eenvoudig. Maar zodra je meerdere gebouwen of locaties hebt, nemen de uitdagingen snel toe.

Denk bijvoorbeeld aan:

• medewerkers op verschillende vestigingen
• schoonmakers met terugkerende toegang
• aannemers die tijdelijk toegang nodig hebben
• huurders die komen en gaan
• leveranciers die incidenteel toegang krijgen

Bij fysieke sleutels ontstaan vaak dezelfde problemen:

• sleutels raken kwijt
• sleutels worden gekopieerd
• het is onduidelijk wie welke sleutel heeft
• sleutels worden niet altijd ingeleverd
• het vervangen van sloten kost tijd en geld
• toegang kan niet direct worden ingetrokken

Hoe meer locaties je beheert, hoe groter deze risico's worden.

Daarom stappen steeds meer organisaties over op digitale toegangscontrole waarbij toegangsrechten centraal beheerd kunnen worden.

De beste manier om toegang tot meerdere panden te beheren is door alle deuren, gebruikers en locaties onder te brengen in één centraal systeem.

In plaats van fysieke sleutels uit te delen, wijs je digitale toegangsrechten toe.

Een praktische aanpak bestaat uit vijf stappen.

1. Breng alle locaties in kaart

Maak een overzicht van:

• gebouwen
• entrees
• technische ruimtes
• opslagruimtes
• appartementen
• gedeelde ruimtes

2. Maak gebruikersgroepen

Groepeer gebruikers op basis van hun rol.

Bijvoorbeeld:

• medewerkers
• regiomanagers
• schoonmakers
• onderhoudspartijen
• huurders
• gasten

3. Geef alleen noodzakelijke toegang

Niet iedereen hoeft overal naar binnen te kunnen.

Een schoonmaker heeft bijvoorbeeld geen toegang nodig tot technische ruimtes en een gast hoeft geen toegang te hebben buiten zijn verblijfsperiode.

4. Gebruik tijdelijke toegang

Voor aannemers, leveranciers en bezoekers is tijdelijke toegang vaak de veiligste oplossing. Na afloop vervalt de toegang automatisch.

Naarmate het aantal locaties groeit, wordt het lastiger om overzicht te houden. Wie heeft toegang tot welke deur? Welke toegangsrechten zijn nog actief? En welke gebruikers hebben eigenlijk geen toegang meer nodig?

Met digitaal toegangsbeheer zie je in één oogopslag wie toegang heeft tot welke locatie en kun je rechten eenvoudig aanpassen wanneer de situatie verandert.

Verandert een medewerker van functie, vertrekt een huurder of loopt een project af? Dan kun je toegangsrechten direct aanpassen of intrekken. Zo voorkom je dat oude toegangsrechten actief blijven en houd je controle over alle locaties vanuit één systeem.

Veel organisaties willen niet voor iedere locatie een apart systeem gebruiken.

Moderne slimme sloten maken het mogelijk om meerdere deuren vanuit één app of beheerportaal te beheren.

Met een centrale oplossing kun je:

• meerdere panden beheren
• gebruikers toevoegen
• toegangsrechten aanpassen
• tijdelijke toegang instellen
• toegang direct intrekken

Met Bold Pro kunnen beheerders meerdere slimme sloten en gebruikers vanuit één omgeving beheren, waardoor het beheer van meerdere locaties overzichtelijk blijft.

Voor vastgoedbeheerders verandert toegang voortdurend. Nieuwe huurders trekken in, bestaande huurders vertrekken en onderhoudspartijen, schoonmakers of inspecteurs hebben regelmatig toegang nodig tot een pand.

Met fysieke sleutels betekent dit vaak dat sleutels moeten worden uitgegeven, opgehaald of vervangen wanneer ze zoekraken of niet worden ingeleverd. Zeker wanneer je meerdere panden beheert, kan dit veel tijd kosten.

Met digitaal toegangsbeheer krijgen nieuwe huurders eenvoudig toegang, terwijl rechten van vertrekkende huurders direct kunnen worden ingetrokken. Ook onderhoudspartijen of inspecteurs kunnen tijdelijk toegang krijgen wanneer dat nodig is.

Dit maakt slim toegangsbeheer interessant voor:

• appartementencomplexen
• verhuurpanden
• bedrijfsverzamelgebouwen
• commerciële panden
• vakantieverhuur
• gemengd vastgoed

Voor vastgoedbeheerders die meerdere locaties beheren, biedt een oplossing voor property management meer controle over toegangsrechten, huurders en externe partijen.

Benieuwd hoe andere vastgoedorganisaties slimme sloten inzetten? Lees ook hoe slimme sloten vastgoedbeheer efficiënter maken.

Bij vakantieverhuur verandert toegang voortdurend. Gasten arriveren en vertrekken, terwijl schoonmakers en onderhoudspartijen tussendoor toegang nodig hebben.

Met slimme sloten kunnen toegangsrechten worden afgestemd op de planning. Een gast krijgt bijvoorbeeld toegang tijdens het verblijf, terwijl een schoonmaker of onderhoudsmonteur alleen toegang krijgt op vooraf ingestelde momenten. Zodra de ingestelde periode voorbij is, vervalt de toegang automatisch.

Met Bold Connect kunnen deze toegangsrechten op afstand worden beheerd. Voor extra gebruiksgemak biedt Bold Pro ook webkeys. Hiermee ontvangen gasten een beveiligde link waarmee zij de deur kunnen openen zonder eerst de Bold-app te installeren.

Dit maakt slimme toegangscontrole ideaal voor vakantieverhuur, zoals Airbnb-verhuur, vakantiehuizen en recreatiewoningen. Wil je meer weten? Lees dan ook hoe slimme sloten in vakantiewoningen worden toegepast.

Beheer op afstand betekent dat je toegangsrechten kunt beheren zonder fysiek aanwezig te zijn.

Via een app of online beheeromgeving kun je gebruikers toevoegen, toegangsrechten aanpassen en deuren openen wanneer dat nodig is. Dit biedt meer flexibiliteit wanneer je verantwoordelijk bent voor meerdere locaties.

Binnen het Bold-ecosysteem wordt dit mogelijk gemaakt met de Bold Connect. Hiermee verbindt je Bold sloten met het internet, waardoor geautoriseerde beheerders toegang op afstand kunnen beheren.

Fysieke sleutels

Voordelen:

• eenvoudig in gebruik
• geen app nodig
• geen internetverbinding vereist

Nadelen:

• kunnen verloren raken
• kunnen worden gekopieerd
• lastig centraal te beheren
• geen inzicht in toegangsrechten
• toegang kan niet direct worden ingetrokken

Slimme sloten

Voordelen:

• centraal beheer
• tijdelijke toegang
• beheer op afstand
• schaalbaar voor meerdere locaties
• geen sleuteloverdrachten nodig

Nadelen:

• gebruikers moeten wennen aan digitale toegang
• het instellen van toegangsrechten kost in het begin wat tijd

Voor organisaties met meerdere locaties bieden slimme sloten vaak aanzienlijk meer flexibiliteit en controle.

Werk met gebruikersgroepen

Maak groepen op basis van functie of locatie, bijvoorbeeld:

• medewerkers hoofdkantoor
• schoonmaakteam
• vastgoedbeheerders
• onderhoudspartijen
• gasten

Gebruik tijdelijke toegang als standaard

Iedereen die geen permanente toegang nodig heeft, ontvangt tijdelijke toegang.

Controleer toegangsrechten regelmatig

Verwijder toegang voor:

• oud-medewerkers
• voormalige huurders
• afgeronde projecten
• oude leveranciers

Maak duidelijke afspraken

Leg vast:

• wie toegang mag goedkeuren
• hoe tijdelijke toegang wordt gebruikt
• hoe toegang wordt ingetrokken
• hoe vaak toegangsrechten worden gecontroleerd

Met Bold Pro kun je toegangsrechten beheren voor verschillende gebruikersgroepen, zoals medewerkers, huurders, schoonmakers of leveranciers. Tijdelijke toegang maakt het mogelijk om toegang automatisch te laten verlopen, terwijl webkeys ervoor zorgen dat gasten of externe partijen geen app hoeven te installeren.

In combinatie met de Bold Connect kunnen toegangsrechten bovendien op afstand worden beheerd. Dat is handig wanneer je meerdere locaties beheert of niet fysiek aanwezig bent.

Daarnaast zijn Bold slimme sloten ontworpen voor dagelijks gebruik met een minimale batterijduur van twee jaar, waardoor onderhoud tot een minimum beperkt blijft.